Julkisen rahankäyttäjän pitäisi aina hankintoja tehdessään pyrkiä ostamaan parasta mihin hänellä on varaa. Tästä käytetään nimitystä kokonaistaloudellinen edullisuus. Kovin usein ”Hilma” ilmoituksia selaillessa havaitsen hankintakriteerinä yhä olevan halvin hinta. Tästä asiasta on vuosia keskusteltu, mutta muutos on ollut hidasta. Juurisyyn uskoisin olevan liian vähäinen hankinnan valmistelu. Turhan usein hankintaa tehdään kiireessä. Ja kiireen varjolla syyllistytään ostamaan halvinta palvelun käyttäjille. Tämä taas johtaa usein kalliisiin ylläpitokustannuksiin ja vähäiseen hyödykkeen käyttöön. Tämä ei varmasti ole palvelua käyttävän veronmaksajan tarkoitus hänen rahojensa käytölle.
Jotta voitaisiin aidosti saada kokonaistaloudellisesti edullisinta hankittua, pitää lähteä selvittämään monipuolisesti tarpeet, joita hankinnalla on tarkoitus tyydyttää. Kun tahtotila on selkeästi saatu selvitettyä ja kuvattua, on syytä pohtia millaisella sopimuksella ja millä hankintamenettelyllä lopputulos on taloudellisimmin hankittavissa. Pitää tuntea markkinoita. Tätä on mahdollista saavuttaa ennen hankintaprosessia pidettävällä markkinakartoituksella. Kartoitus mielletään kovin usein yritysten markkinointitilaisuudeksi, jolloin sen perimmäinen tarkoitus saattaa jopa vesittyä. Tilaisuuteen on onnistuttava luomaan luottamuksellinen ja todelliseen hankintaan pyrkivä ilmapiiri. Tämä saattaa vaatia ulkopuolista kartoituksen vetäjän hankkimista. Jo markkinakartoitusvaiheessa on syytä keskustella myös hankinnan jälkeisestä käyttövaiheen kustannuksista ja vastuista. Jos ei ole kyse aivan bulkkihankinnoista, ovat neuvottelumenettely ja kilpailullinen neuvottelumenettely oivallisia hankintamenettelyjä varmistamaan kokonaistaloudellinen hankinta. Neuvotteluihin on myös saatava luotua luottamuksellinen ilmapiiri, jossa keskitytään pääosin ostettavan tuotteeseen tai palveluun eikä pääosaa vie hankintasopimuksen juridiikka. Juridiikalla sitten varmistetaan oikeat kirjaukset niin tarjouspyyntöön kuin sopimukseenkin.
Kaiken kaikkiaan hyvä hankinta ei synny ”vasemmalla kädellä” kiireessä tehtynä. Tällöin hankimme itsellemme sopimuksen ja käytön aikaisia vaikeuksia, jotka hyvällä hankintaprosessin läpiviennillä ovat estettävissä. Toki se vaatii aikaa ja maksaa kustannuksia, mutta kummankin säästö tulee pääsääntöisesti moninkertaisesti takaisin hankitun tuotteen tai palvelun elinkaaren aikana.
